Mobil-flexibel arbeiten heisst, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben für ihren Arbeitgeber unabhängig von fixen Orten und Zeiten erledigen: Das Protokoll wird am Morgen zu Hause getippt, die E-Mails werden im Zug beantwortet, das Kundentreffen findet im Café beim Bahnhof statt. Am Nachmittag sitzen die Teammitglieder im Unternehmen zusammen, um die Entwicklung einer neuen Kundenlösung zu besprechen.
«Mobil-flexible Arbeit besteht heute aus einer Kombination von arbeiten im Home Office, unterwegs in sogenannten Third Places, beispielsweise im Zug oder am Flughafen, und im Main Office – also im Büro», sagt Betriebsökonomin Adrienne Schäfer von der Hochschule Luzern.
Mitarbeitende sensibilisieren
Firmen, die in ihrem Betrieb mobil-flexible Arbeitsformen einführen wollen, müssen ihre Mitarbeitenden nicht nur mit Laptop und Smartphone ausrüsten. Sie sollten sie auch für die neuen Herausforderungen sensibilisieren. «Zeit- und ortsunabhängige Arbeit verlangt Mitarbeitenden einiges an Planung ab», fügt Schäfer an. So müssen sie ihre Tagesabläufe den Aufgaben anpassen, weil nicht jeder Standort für alle Tätigkeiten geeignet und die Arbeit von der verfügbaren Technologie abhängig ist. Für die gemeinsame Teamarbeit sind frühzeitig Termine zu vereinbaren und entsprechende Räume zu reservieren. Auch für den informellen Wissensaustausch im Main Office braucht es definierte Zeitfenster.
Um Unternehmen bei der Sensibilisierung der Mitarbeitenden für mobile und flexible Arbeitsformen zu unterstützen, entwickelte das Kompetenzzentrum Typologie & Planung in Architektur (CCTP) der Hochschule Luzern das Simulationsbrettspiel «Work a Round». Es ist eines von drei Werkzeugen, die im Rahmen des dreijährigen Forschungsprojekts «iMOW» (siehe Box) entstanden sind.
Spielende müssen als Team funktionieren
«Work a Round» ist kein Brettspiel, das am Familientisch gespielt wird. Es ist vielmehr ein Simulationsspiel, bei dem Strategien für mobil-flexibles Arbeiten erprobt und entwickelt werden können. «Die Mitarbeitenden sollen sich spielerisch dem Thema nähern und lernen, wie nebst dem Main Office auch andere Orte für die täglichen Aufgaben verwendet werden können», erläutert Innenarchitekt Jan Eckert.
Unter Anleitung einer professionellen Moderation lösen die Spielenden zu viert oder in vier Gruppen mit Spielfiguren Einzel- und Teamaufgaben: Teamsitzung, Offerte schreiben, Mitarbeitendengespräch vorbereiten usw. Je nach Aufgaben und Anforderungen (z.B. Privatsphäre, Konzentration) können diese im Main Office, im Home Office, an einem sogenannten Third Place oder in den öffentlichen Verkehrsmitteln erledigt werden. Ziel ist es, als Team alle Aufgaben in möglichst wenigen Spielrunden auszuführen. Es gibt keine Gewinner oder Verlierer. «Die Spielenden sollten nicht individuell versuchen, möglichst rasch alles abzuarbeiten. Vielmehr müssen sie im Team funktionieren», sagt Eckert. Das heisst unter anderem, dass die Mitarbeitenden Strategien entwickeln sollten, um im Arbeitsalltag Aufgaben und entsprechend passende Arbeitsorte optimal miteinander kombinieren zu können.
Nach zirka der Hälfte der Spielzeit und am Ende wird der Spielverlauf zusammen mit der Moderatorin oder dem Moderator analysiert. Welche Arbeitsplätze eignen sich für welche Arbeit, welche werden kaum genutzt? Wo entstanden Probleme? Wie unterscheidet sich die Arbeit in der Realität von jener in der Spielwelt? «Der Debriefingprozess im Spielablauf ist wichtig: Die Mitarbeitenden reflektieren ihre Spielzüge und ziehen daraus Erkenntnisse für ihre mobil-flexible Arbeitsform», sagt Eckert.
Die Hochschule Luzern plant Workshops
Das Simulationsbrettspiel «Work a Round» ist nicht im Fachhandel erhältlich. Derzeit nutzen es die beiden Projektpartner, die RBS Group, Firma für Gebäudeplanung, und die Vitra AG, Herstellerin von Büromöbeln und Planerin von Büroeinrichtungen, bei der Beratung ihrer Kunden. Die Hochschule Luzern plant zudem, eigene Workshops zu entwickeln, um Unternehmen im Prozess zu mobil-flexibler Arbeit zu unterstützen.
